在實(shí)施“5S”管理的時(shí)候，有些單位總是容易認為“5S”只是打掃衛生，保持工作環(huán)境的整潔。這些活動(dòng)每天都在做，沒(méi)什么好注意的。久而久之，“5S”管理自然成了拖地擦桌子的表面行為，并沒(méi)有起到應有的作用。

“5S”看起來(lái)容易，做起來(lái)難，持之以恒更難。管理體系就是建立在這些扎實(shí)的基礎工作之上的。筆者認為 實(shí)施“5S”管理必須視為一個(gè)過(guò)程，遵循PDCA循環(huán)原則，即計劃-實(shí)施-檢查-改進(jìn)。

規劃階段

首先，編制各部門(mén)的工作流程圖。

第二是在群體中建立共同的愿望。也就是說(shuō)，“實(shí)施5S管理提高工作效率”的愿望通過(guò)會(huì )議、討論、墻報等形式在每個(gè)成員之間進(jìn)行溝通，讓大家統一認識和思維，在群體之間形成新的認識和語(yǔ)言能力，進(jìn)而催生出新的行為準則，這有助于培養大家積極真誠的貢獻和投入，而不是被動(dòng)跟隨。

三是整理流程和物品。按照流程圖和新的行為準則，把工作場(chǎng)所的所有物品按照用途進(jìn)行分類(lèi)整理，不需要的人、事、物進(jìn)行處理。要點(diǎn)如下 首先，對各種物品進(jìn)行分類(lèi)，區分現場(chǎng)需要什么，不需要什么；其次，現場(chǎng)不需要的物品要堅決清理，這是實(shí)施“5S”的第一步。

實(shí)施階段

首先是整頓環(huán)境。對需要的人、事、物進(jìn)行量化和定位。通過(guò)上一步的整理，科學(xué)合理地安排和放置需要留在現場(chǎng)的物品，以最快的速度獲取所需物品，在最有效的規定、制度和最簡(jiǎn)單的流程下完成操作。

要點(diǎn) 物品要放在固定的地方和區域，方便查找，消除混放帶來(lái)的誤差。定位要科學(xué)合理，比如根據使用頻率，經(jīng)常用的東西要放近一點(diǎn)，不經(jīng)常用的東西要放遠一點(diǎn)。將物品擺放可視化，這樣定量裝載的物品可以按天計數，不同物品擺放的區域用不同的顏色和標記區分。

二是清掃環(huán)境。清理工作場(chǎng)所，通過(guò)清掃活動(dòng)創(chuàng )造一個(gè)明亮舒適的工作環(huán)境。

清掃活動(dòng)的要點(diǎn)是

• 自己的物品，比如設備、工具等，應該自己打掃，而不是依賴(lài)別人，加專(zhuān)門(mén)的清潔劑。
• 設備的清掃重點(diǎn)在于設備的維護。清洗設備要結合設備的點(diǎn)檢，即點(diǎn)檢；清潔設備的同時(shí)也要潤滑，清潔也是保養。
• 清掃也是為了改進(jìn)。當在清潔地面時(shí)發(fā)現缺陷時(shí)，找出原因并采取措施加以改進(jìn)。

檢查階段

在整理、整改、清理之后，要精心維護，使現場(chǎng)保持完美的最佳狀態(tài)，這就是清潔。是對前三項活動(dòng)的堅持和深化，從而消除事故發(fā)生的根源。創(chuàng )造良好的工作環(huán)境，讓員工快樂(lè )工作。

清潔活動(dòng)的要點(diǎn)是

• 環(huán)境不僅要整潔，還要干凈；
• 不僅物品要清潔，人員本身也要清潔，比如制服、器械要干凈整潔；
• 人員不僅要身體上干凈，還要精神上“干凈”，要有禮貌，尊重他人；
• 要保護環(huán)境不受污染，進(jìn)一步消除渾濁空氣、粉塵、噪音和污染源，消除職業(yè)病。

需要制定各種制度來(lái)鞏固和維護這種良好的工作環(huán)境。

改進(jìn)階段

培養和提高素養。提高人員素質(zhì)，養成嚴格遵守規章制度的習慣和作風(fēng)，是“5S”活動(dòng)的核心。沒(méi)有人員素質(zhì)的提高，一切活動(dòng)都無(wú)法順利開(kāi)展，也無(wú)法開(kāi)展。

所以，抓“5S”活動(dòng)，要始終把重點(diǎn)放在提高人的素質(zhì)上。通過(guò)前一階段的規劃、實(shí)施和檢驗，在共同的欲望和新的行為規則的作用下，大家實(shí)現了實(shí)施和“5S”管理，進(jìn)一步完善了原有的心智模式，實(shí)現了自我超越。在環(huán)境-情緒-工作-效率的因素中，我們學(xué)會(huì )了用系統的思維去探索它們的內在聯(lián)系。

完善“5S”與其它管理體系。在完善5S模式與學(xué)會(huì )系統思考之后，我們會(huì )重新審視已經(jīng)建立的管理模式。從而進(jìn)入下一個(gè)PDCA循環(huán)，對自己提出更高的要求。

所以，把“5S”作為一個(gè)過(guò)程來(lái)管理，堅持PDCA循環(huán)，不斷提高現場(chǎng)“5S”的水平，也就是通過(guò)檢查，不斷發(fā)現問(wèn)題，解決問(wèn)題。因此，在檢查評估后，還必須針對存在的問(wèn)題提出改進(jìn)措施和方案，使“5S”活動(dòng)持續開(kāi)展下去。尤其是在實(shí)施ISO9000體系的企業(yè)中實(shí)施“5S”管理，既能充分利用ISO9000體系原有的資源和流程，又能對ISO9000體系的實(shí)施起到很好的推動(dòng)作用，是一項事半功倍的工作，值得推廣。