外貿客戶(hù)驗廠(chǎng)-漢斯曼助推企業(yè)引領(lǐng)時(shí)代步伐！
相信很多業(yè)務(wù)員都有這樣的體驗：一個(gè)客戶(hù)跟蹤了大半年，價(jià)格樣品都被對方認可，最終卻因為驗廠(chǎng)沒(méi)有過(guò)關(guān)錯失訂單。還有很多朋友把客戶(hù)提出的驗廠(chǎng)理解為“參觀(guān)”，沒(méi)有引起足夠的重視，最后痛失訂單。
中國企業(yè)要進(jìn)入國際市場(chǎng)，與國際大買(mǎi)家合作，其中很重要的就是要通過(guò)國際買(mǎi)家的驗廠(chǎng)，特別是勞動(dòng)密集型的企業(yè)，勞工的待遇、工作環(huán)境以及環(huán)保情況都是歐美買(mǎi)家驗廠(chǎng)時(shí)所關(guān)注的。而中國企業(yè)自身也可以參照歐美買(mǎi)家驗廠(chǎng)標準來(lái)要求自己，盡快成為國際化企業(yè)，更好的應對國際貿易中的貿易壁壘和反傾銷(xiāo)。
針對買(mǎi)家驗廠(chǎng)，應正確理解積極應對
我們經(jīng)常聽(tīng)到供應商抱怨驗廠(chǎng)是對中國供應商的一種歧視，是貿易壁壘的另一種表現形式。事實(shí)并非如此：供應商追求的是長(cháng)期的貿易伙伴，同理，對買(mǎi)家也是如此。買(mǎi)家希望通過(guò)驗廠(chǎng)對供應商作進(jìn)一步了解，獲得生產(chǎn)規模、管理水平、技術(shù)水平和勞資關(guān)系等方面的具體信息，并將這些信息比對其供應商標準作綜合評估，再根據評估結果進(jìn)行取舍，驗廠(chǎng)報告為買(mǎi)家判斷該供應商是否可以長(cháng)期合作提供了依據。
另外，驗廠(chǎng)還可以幫助買(mǎi)家維護良好的聲譽(yù)和發(fā)展的可持續性。經(jīng)?？梢钥吹絿獾囊恍┟襟w曝光某著(zhù)名品牌使用童工、監獄工或者嚴重剝削勞力的事情，結果是這些品牌不僅遭受巨額罰款，還有來(lái)自消費者的聯(lián)合抵制?，F如今，驗廠(chǎng)不僅僅是采購企業(yè)自身的需要，也是迫于歐美法令的必要舉措。驗廠(chǎng)對于中國供應商非但不是“有所指”，相反還是一次“契機”。驗廠(chǎng)可以幫助供應商提升管理，改進(jìn)勞資關(guān)系，更為雙方的長(cháng)期合作和穩定發(fā)展奠定了基礎。
目前驗廠(chǎng)有社會(huì )責任驗廠(chǎng)、質(zhì)量驗廠(chǎng)、技術(shù)驗廠(chǎng)、以及911事件后新增的反恐驗廠(chǎng)等幾種。其中，對大多數供應商來(lái)說(shuō)，社會(huì )責任審計是難度最大的驗廠(chǎng)。社會(huì )責任審計會(huì )涉及工資工時(shí)、勞動(dòng)環(huán)境、歧視和環(huán)境保護等諸多內容。而且，某些審計條款的買(mǎi)家標準甚至高過(guò)地方法律或條例的要求。于是，很多供應商因驗廠(chǎng)無(wú)法通過(guò)與百萬(wàn)訂單失之交臂。還有一些供應商，好不容易通過(guò)首次驗廠(chǎng)獲得長(cháng)期供貨的資格，可是在年度復審中被發(fā)現有重大違規，被迫中止合作。驗廠(chǎng)成為越來(lái)越多出口企業(yè)說(shuō)不出的痛。
驗廠(chǎng)前供應商應和買(mǎi)家積極主動(dòng)地溝通，清楚地知道驗廠(chǎng)的人員組成、工作流程、審計標準等等，并做好審計前相應的準備工作。以社會(huì )責任驗廠(chǎng)為例，通常流程如下：
見(jiàn)面會(huì )（Opening Meeting）。雙方介紹，驗廠(chǎng)審計員（Auditor，可以是買(mǎi)家代表，也可以是第三方審計機構，如UL，ITS等機構）解釋此次驗廠(chǎng)目的，時(shí)間安排以及驗廠(chǎng)過(guò)程中需要供應商做的配合工作等
現場(chǎng)檢查（On-site Inspection）。審計員和廠(chǎng)方陪同人員檢驗工廠(chǎng)。檢驗工廠(chǎng)之前，審計員會(huì )要求工廠(chǎng)提供標示消防通道和緊急出口的平面圖。檢驗過(guò)程中，審計員會(huì )依據審計要求在現場(chǎng)逐條檢查，如消防設施、危險品存放等。其間，審計員可能會(huì )現場(chǎng)拍照取證或者要求復印某些記錄文件，當然，這些動(dòng)作事先都應征得廠(chǎng)方同意。審計員在檢驗過(guò)程中如果有疑問(wèn)，還會(huì )在現場(chǎng)向工人或者管理人員直接提問(wèn)。
文件審核（Documents Inspection）。審計員通常要求工廠(chǎng)出示考勤記錄、工資發(fā)放記錄、員工花名冊、員工保險證明、消防檢查和演習記錄等文件。審計員以這些文件反映出的信息判定工廠(chǎng)在工資工時(shí)、工作環(huán)境等方面與審計要求有否不符。審計員通常還會(huì )將這些文檔中的信息和現場(chǎng)的工人回答以及現場(chǎng)取證的信息進(jìn)行核對。比如，審計員將某倉庫工人的考勤記錄和倉庫收發(fā)貨時(shí)間進(jìn)行對比，發(fā)現考勤顯示某日為工廠(chǎng)休息日而倉庫于該日又有收料記錄。這種情況下，如廠(chǎng)方又無(wú)法給予合理解釋并提供相關(guān)證據，則視為疑點(diǎn)或直接為不符點(diǎn).
工人訪(fǎng)談（Workers Interview）。工人面談的對象選擇可以是審計員在花名冊中隨機抽取，也可以是有傾向地抽取，如刻意挑選16～18歲的未成年工，又或者是被審計員在現場(chǎng)檢查時(shí)記錄下工號的那些工人。面談的內容基本都和工資工時(shí)、工作環(huán)境、人權保護相關(guān)。為了保護工人的權益，面談的過(guò)程對廠(chǎng)方嚴格保密，既不允許廠(chǎng)方管理人員在場(chǎng)，也不允許其在面談室附近區域逗留。
管理人員訪(fǎng)談（Management Interview）。這個(gè)階段已接近驗廠(chǎng)尾聲，審計員會(huì )就之前發(fā)現的疑點(diǎn)或者信息不充分的部分做進(jìn)一步提問(wèn)。訪(fǎng)談對象也是根據需要隨點(diǎn)隨到，可以是車(chē)間拉長(cháng)、廠(chǎng)長(cháng)，也可以是財務(wù).
總結會(huì )議（Ending Meeting）。審計員將驗廠(chǎng)過(guò)程中看到的優(yōu)點(diǎn)和不符點(diǎn)加以總結。這個(gè)總結會(huì )以書(shū)面的形式當場(chǎng)給工廠(chǎng)確認并簽章。如果工廠(chǎng)對其中某些點(diǎn)表示不同意，也可以將意見(jiàn)備注在總結報告中。正式審計報告一般在5個(gè)工作日后送達工廠(chǎng)。
對相同類(lèi)別的驗廠(chǎng)，如果買(mǎi)家不同，流程和相關(guān)審核文件也可能會(huì )大相徑庭。建議工廠(chǎng)至少在正式驗廠(chǎng)前一周和買(mǎi)家溝通流程、文件和人員準備等信息，以免影響驗廠(chǎng)的效率和審廠(chǎng)結果。如果因為某人員不到位，或者某文件當場(chǎng)無(wú)法獲得，相關(guān)審核點(diǎn)往往會(huì )被視作信息不充分的疑點(diǎn)。另外，驗廠(chǎng)的范圍一般為整個(gè)廠(chǎng)區，工廠(chǎng)方面需要提前準備好各個(gè)庫房以及鎖閉區域的鑰匙，以備審計員隨時(shí)檢查。
做好預審工作，避免反復整改
一般來(lái)說(shuō)，工廠(chǎng)完成初次驗廠(chǎng)和相關(guān)整改大概需要歷時(shí)5－6個(gè)月，有些甚至要達到一年以上，但也有少數工廠(chǎng)可以用兩個(gè)月就可以達到買(mǎi)家全部審核要求。固然，這些差別的產(chǎn)生和工廠(chǎng)自身的管理水平、硬件條件、人員素質(zhì)都脫不了干系，但是工廠(chǎng)能否做好自身的預審工作卻是更為重要的影響因素。完整的預審工作至少要包含以下幾個(gè)步驟：
一．建立工廠(chǎng)預審小組。預審和自發(fā)整改不僅會(huì )涉及廠(chǎng)內多個(gè)部門(mén)，還可能持續相當長(cháng)的一段時(shí)間。預審工作往往因為部門(mén)間的各自為政而停滯不前。這期間，一個(gè)跟進(jìn)買(mǎi)家驗廠(chǎng)要求，統籌協(xié)調的預審小組是必不可少的。工廠(chǎng)高層領(lǐng)導應該授權并大力支持該預審小組，以便其可以順利調配人力物力，完成預審和整改任務(wù)。
二．熟悉驗廠(chǎng)條款內容。作為預審小組的成員不僅要清楚每條的內容，還要知道評分標準，以及各條款在總評分中的權重。權重可以幫助供應商知道哪些條款是不可逾越的雷池，比如“使用童工”是各種社會(huì )責任審計中的“炸彈”，即便工廠(chǎng)其它各項都達標，只要觸碰該“禁區”，則“必死無(wú)疑”，大多數買(mǎi)家發(fā)現供應商有這種情況，基本不會(huì )給第二次機會(huì )。這里還需指出，每個(gè)買(mǎi)家都有各自檢驗方式和標準，經(jīng)驗再豐富的工廠(chǎng)在面對新客戶(hù)時(shí)也須逐條確認驗廠(chǎng)要求。舉例來(lái)講，買(mǎi)家A的周工時(shí)上限是72小時(shí)，而買(mǎi)家B的周工時(shí)上限是60小時(shí)。此時(shí)，通過(guò)A驗廠(chǎng)的供應商只有兩個(gè)選擇，要么整改工時(shí)達到B的要求，要么放棄B這個(gè)客戶(hù)。而這種整改很費時(shí)，絕非一兩個(gè)月可以完成。所以，供應商應在正式審計前三個(gè)月就拿到買(mǎi)家的審核標準，有可能的話(huà)，應該盡早地獲得并溝通這部分信息。供應商越早熟悉條款，則越早清楚自身情況和驗廠(chǎng)要求之間的 差距，也就越早清楚整改難度。而這種難度將直接影響到之后的預審工作的計劃。
三．制定工作計劃。為了保障預審工作的有效率進(jìn)行，審計、整改、培訓、溝通會(huì )議等一系列工作必須有一個(gè)計劃來(lái)統籌安排。該計劃不僅要約束各項工作的時(shí)間節點(diǎn)，指明各項工作的責任人，還要擁有一定的彈性。各時(shí)間節點(diǎn)間的間隔可以視實(shí)際操作進(jìn)程而定，進(jìn)行順利可以相應縮短，反之則可延長(cháng)，但全部整改的完成節點(diǎn)至少設在正式審計的前一周。
四．人員培訓。預審小組成員理解全部驗廠(chǎng)條款后，再將這部分內容給相關(guān)部門(mén)員工做培訓，并跟蹤其落實(shí)情況。員工培訓的頻次和內容都將依據每次預審后的結果作調整。初期階段的培訓基本上是向不同部門(mén)員工作相關(guān)條款的解釋?zhuān)蟮呐嘤杻热菘赡茚槍γ看晤A審發(fā)現的問(wèn)題有針對性地細化、具體化。如果供應商擔心自己曲解條款要求，不妨邀請買(mǎi)家來(lái)做初次培訓。
五． 執行預審，跟進(jìn)整改。一般預審由預審小組成員充當審計員的角色，按照驗廠(chǎng)條款逐一檢查。缺乏驗廠(chǎng)經(jīng)驗的供應商也可請第三方機構來(lái)做第一次預審和相關(guān)輔導。但是無(wú)論誰(shuí)來(lái)做預審，供應商必須將每次預審當作正式審計來(lái)看待。每次預審中發(fā)現的不符點(diǎn)都要及時(shí)整改，切莫成為下次審計的“歷史遺留問(wèn)題”。
六． 將驗廠(chǎng)要求變成管理標準，以不變應萬(wàn)變, 突擊搞形象工程萬(wàn)萬(wàn)要不得，后果往往很?chē)乐亍虃冎员г埂膀瀼S(chǎng)”，是因為驗廠(chǎng)成為了他們的沉重負擔。不僅新客戶(hù)要驗廠(chǎng)，老客戶(hù)更是每年復驗。一接到客戶(hù)的驗廠(chǎng)通知，工廠(chǎng)頓時(shí)全民皆兵，全廠(chǎng)開(kāi)始手忙腳亂的審前“整改”。然而，臨時(shí)抱佛腳的效果并不好，不但不能保證通過(guò)，還會(huì )影響工廠(chǎng)正常的生產(chǎn)秩序。以質(zhì)量驗廠(chǎng)中的倉庫管理為例，不少工廠(chǎng)因為平時(shí)疏于管理，庫存堆放高度大大超過(guò)標準。所以不得不在驗廠(chǎng)前一天晚上，加班加點(diǎn)搬運整理庫存，將高出部分的紙箱堆往別處；
七. 結果第二天驗廠(chǎng)時(shí)，還是發(fā)現了不符點(diǎn)——堆倉高度是正確了，可是庫存吊卡的數量忘記修改，導致記錄數和實(shí)物數不符，這樣的例子在社會(huì )責任審計中也時(shí)有發(fā)生。有工廠(chǎng)周日超時(shí)加班，自以為在驗廠(chǎng)前已將考勤記錄修改得天衣無(wú)縫，但食堂在周日的采購記錄顯示該日的采購量為全廠(chǎng)工人的伙食量，即暴露了全場(chǎng)周日加班的事實(shí)。
由上述例子我們可以看到，臨時(shí)“應付”不能從根本上解決問(wèn)題，供應商要想從驗廠(chǎng)中真正解脫出來(lái)，只有把驗廠(chǎng)要求納入日常管理規范中?？蛻?hù)驗廠(chǎng)有怎樣的要求，工廠(chǎng)平時(shí)就怎樣管理。臨到驗廠(chǎng)，工廠(chǎng)也無(wú)需采取大動(dòng)作來(lái)整改，客戶(hù)看到的情況就是工廠(chǎng)平時(shí)管理的最真實(shí)情況。
驗廠(chǎng)過(guò)程中的幾點(diǎn)注意事項, 紅包游戲千萬(wàn)別玩！在此，深圳市漢斯曼企業(yè)管理技術(shù)服務(wù)有限公司鄭重提醒您幾點(diǎn)注意事項：
1． 如果不是突擊驗廠(chǎng)，可事先與驗廠(chǎng)人員就驗廠(chǎng)標準和驗廠(chǎng)程序做一個(gè)初步溝通。
2． 當驗廠(chǎng)人員提出驗廠(chǎng)，不得拒絕，否則容易被取消資格。
3． 最好不要通盲目企圖過(guò)送禮或消費等方式拉攏驗廠(chǎng)人員，否則會(huì )被對方認為有賄賂的嫌疑。
4． 驗廠(chǎng)人員出示文件清單后，應立即提供相關(guān)文件，不得讓對方久候。
5． 一次驗廠(chǎng)不合格，只要不是致命問(wèn)題，可根據驗廠(chǎng)報告上的整改意見(jiàn)對工廠(chǎng)進(jìn)行改進(jìn)后再約第二次驗廠(chǎng)。
6． 如果標準比較苛刻，可在驗廠(chǎng)前請專(zhuān)業(yè)機構前來(lái)幫助整改。
總結：很多企業(yè)面對驗廠(chǎng)展示出不少“應付之法”，但不論手段如何高超，最終都難逃“百密一疏”的結果。供應商只有樹(shù)立正確的應對態(tài)度，采取正確的應對方法，才可能走出驗廠(chǎng)的“怪圈”。我們希望此文能夠對那些仍在“怪圈”掙扎的供應商有所幫助，令驗廠(chǎng)成為企業(yè)提升競爭力的契機，而不再是企業(yè)拓展業(yè)務(wù)的障礙。
越南驗廠(chǎng)須知：締結?勞動(dòng)合約有哪些方面的規定？
中國企業(yè)要進(jìn)入國際市場(chǎng)，與國際大買(mǎi)家合作，其中很重要的就是要通過(guò)國際買(mǎi)家的驗廠(chǎng)，特別是勞動(dòng)密集型的企業(yè)，勞工的待遇、工作環(huán)境以及環(huán)保情況都是歐美買(mǎi)家驗廠(chǎng)時(shí)所關(guān)注的。而中國企業(yè)自身也可以參照歐美買(mǎi)家驗廠(chǎng)標準來(lái)要求自己，盡快成為國際化企業(yè)，更好的應對國際貿易中的貿易壁壘和反傾銷(xiāo)。
針對買(mǎi)家驗廠(chǎng)，應正確理解積極應對
我們經(jīng)常聽(tīng)到供應商抱怨驗廠(chǎng)是對中國供應商的一種歧視，是貿易壁壘的另一種表現形式。事實(shí)并非如此：供應商追求的是長(cháng)期的貿易伙伴，同理，對買(mǎi)家也是如此。買(mǎi)家希望通過(guò)驗廠(chǎng)對供應商作進(jìn)一步了解，獲得生產(chǎn)規模、管理水平、技術(shù)水平和勞資關(guān)系等方面的具體信息，并將這些信息比對其供應商標準作綜合評估，再根據評估結果進(jìn)行取舍，驗廠(chǎng)報告為買(mǎi)家判斷該供應商是否可以長(cháng)期合作提供了依據。
另外，驗廠(chǎng)還可以幫助買(mǎi)家維護良好的聲譽(yù)和發(fā)展的可持續性。經(jīng)?？梢钥吹絿獾囊恍┟襟w曝光某著(zhù)名品牌使用童工、監獄工或者嚴重剝削勞力的事情，結果是這些品牌不僅遭受巨額罰款，還有來(lái)自消費者的聯(lián)合抵制?，F如今，驗廠(chǎng)不僅僅是采購企業(yè)自身的需要，也是迫于歐美法令的必要舉措。驗廠(chǎng)對于中國供應商非但不是“有所指”，相反還是一次“契機”。驗廠(chǎng)可以幫助供應商提升管理，改進(jìn)勞資關(guān)系，更為雙方的長(cháng)期合作和穩定發(fā)展奠定了基礎。
目前驗廠(chǎng)有社會(huì )責任驗廠(chǎng)、質(zhì)量驗廠(chǎng)、技術(shù)驗廠(chǎng)、以及911事件后新增的反恐驗廠(chǎng)等幾種。其中，對大多數供應商來(lái)說(shuō)，社會(huì )責任審計是難度最大的驗廠(chǎng)。社會(huì )責任審計會(huì )涉及工資工時(shí)、勞動(dòng)環(huán)境、歧視和環(huán)境保護等諸多內容。而且，某些審計條款的買(mǎi)家標準甚至高過(guò)地方法律或條例的要求。于是，很多供應商因驗廠(chǎng)無(wú)法通過(guò)與百萬(wàn)訂單失之交臂。還有一些供應商，好不容易通過(guò)首次驗廠(chǎng)獲得長(cháng)期供貨的資格，可是在年度復審中被發(fā)現有重大違規，被迫中止合作。驗廠(chǎng)成為越來(lái)越多出口企業(yè)說(shuō)不出的痛。
為了爭取訂單，沒(méi)通過(guò)驗廠(chǎng)的供應商們開(kāi)始另辟蹊徑。有的購買(mǎi)所謂驗廠(chǎng)軟件，以幫助工廠(chǎng)做出符合審計要求的“完美文件”；有的聘請驗廠(chǎng)公司培訓工人，使之個(gè)個(gè)成為驗廠(chǎng)中的“應答高手”；更有甚者，不惜違反法律賄賂審計員。但這些作假手段往往漏洞百出，非但不能從根本上幫助工廠(chǎng)解決驗廠(chǎng)難題，反而使之受縛于“為了驗廠(chǎng)而驗廠(chǎng)”的“怪圈”，整日在謊言中疲于奔命，最終也只落得個(gè)名利雙失的下場(chǎng)?？梢?jiàn)，供應商與其將大把精力用于弄虛作假，還不如積極切實(shí)地應對驗廠(chǎng)。漢斯曼社會(huì )責任項目總監NavyZhang 認為企業(yè)應該做好如下幾點(diǎn)；
驗廠(chǎng)前，應與買(mǎi)家積極主動(dòng)溝通
驗廠(chǎng)前供應商應和買(mǎi)家積極主動(dòng)地溝通，清楚地知道驗廠(chǎng)的人員組成、工作流程、審計標準等等，并做好審計前相應的準備工作。以社會(huì )責任驗廠(chǎng)為例，通常流程如下：
見(jiàn)面會(huì )（Opening Meeting）。雙方介紹，驗廠(chǎng)審計員（Auditor，可以是買(mǎi)家代表，也可以是第三方審計機構，如UL，ITS等機構）解釋此次驗廠(chǎng)目的，時(shí)間安排以及驗廠(chǎng)過(guò)程中需要供應商做的配合工作等
現場(chǎng)檢查（On-site Inspection）。審計員和廠(chǎng)方陪同人員檢驗工廠(chǎng)。檢驗工廠(chǎng)之前，審計員會(huì )要求工廠(chǎng)提供標示消防通道和緊急出口的平面圖。檢驗過(guò)程中，審計員會(huì )依據審計要求在現場(chǎng)逐條檢查，如消防設施、危險品存放等。其間，審計員可能會(huì )現場(chǎng)拍照取證或者要求復印某些記錄文件，當然，這些動(dòng)作事先都應征得廠(chǎng)方同意。審計員在檢驗過(guò)程中如果有疑問(wèn)，還會(huì )在現場(chǎng)向工人或者管理人員直接提問(wèn)。
文件審核（Documents Inspection）。審計員通常要求工廠(chǎng)出示考勤記錄、工資發(fā)放記錄、員工花名冊、員工保險證明、消防檢查和演習記錄等文件。審計員以這些文件反映出的信息判定工廠(chǎng)在工資工時(shí)、工作環(huán)境等方面與審計要求有否不符。審計員通常還會(huì )將這些文檔中的信息和現場(chǎng)的工人回答以及現場(chǎng)取證的信息進(jìn)行核對。比如，審計員將某倉庫工人的考勤記錄和倉庫收發(fā)貨時(shí)間進(jìn)行對比，發(fā)現考勤顯示某日為工廠(chǎng)休息日而倉庫于該日又有收料記錄。這種情況下，如廠(chǎng)方又無(wú)法給予合理解釋并提供相關(guān)證據，則視為疑點(diǎn)或直接為不符點(diǎn).
工人訪(fǎng)談（Workers Interview）。工人面談的對象選擇可以是審計員在花名冊中隨機抽取，也可以是有傾向地抽取，如刻意挑選16～18歲的未成年工，又或者是被審計員在現場(chǎng)檢查時(shí)記錄下工號的那些工人。面談的內容基本都和工資工時(shí)、工作環(huán)境、人權保護相關(guān)。為了保護工人的權益，面談的過(guò)程對廠(chǎng)方嚴格保密，既不允許廠(chǎng)方管理人員在場(chǎng)，也不允許其在面談室附近區域逗留。
管理人員訪(fǎng)談（Management Interview）。這個(gè)階段已接近驗廠(chǎng)尾聲，審計員會(huì )就之前發(fā)現的疑點(diǎn)或者信息不充分的部分做進(jìn)一步提問(wèn)。訪(fǎng)談對象也是根據需要隨點(diǎn)隨到，可以是車(chē)間拉長(cháng)、廠(chǎng)長(cháng)，也可以是財務(wù).
總結會(huì )議（Ending Meeting）。審計員將驗廠(chǎng)過(guò)程中看到的優(yōu)點(diǎn)和不符點(diǎn)加以總結。這個(gè)總結會(huì )以書(shū)面的形式當場(chǎng)給工廠(chǎng)確認并簽章。如果工廠(chǎng)對其中某些點(diǎn)表示不同意，也可以將意見(jiàn)備注在總結報告中。正式審計報告一般在5個(gè)工作日后送達工廠(chǎng)。
對相同類(lèi)別的驗廠(chǎng)，如果買(mǎi)家不同，流程和相關(guān)審核文件也可能會(huì )大相徑庭。建議工廠(chǎng)至少在正式驗廠(chǎng)前一周和買(mǎi)家溝通流程、文件和人員準備等信息，以免影響驗廠(chǎng)的效率和審廠(chǎng)結果。如果因為某人員不到位，或者某文件當場(chǎng)無(wú)法獲得，相關(guān)審核點(diǎn)往往會(huì )被視作信息不充分的疑點(diǎn)。另外，驗廠(chǎng)的范圍一般為整個(gè)廠(chǎng)區，工廠(chǎng)方面需要提前準備好各個(gè)庫房以及鎖閉區域的鑰匙，以備審計員隨時(shí)檢查。
做好預審工作，避免反復整改
一般來(lái)說(shuō)，工廠(chǎng)完成初次驗廠(chǎng)和相關(guān)整改大概需要歷時(shí)5－6個(gè)月，有些甚至要達到一年以上，但也有少數工廠(chǎng)可以用兩個(gè)月就可以達到買(mǎi)家全部審核要求。固然，這些差別的產(chǎn)生和工廠(chǎng)自身的管理水平、硬件條件、人員素質(zhì)都脫不了干系，但是工廠(chǎng)能否做好自身的預審工作卻是更為重要的影響因素。完整的預審工作至少要包含以下幾個(gè)步驟：
一．建立工廠(chǎng)預審小組。預審和自發(fā)整改不僅會(huì )涉及廠(chǎng)內多個(gè)部門(mén)，還可能持續相當長(cháng)的一段時(shí)間。預審工作往往因為部門(mén)間的各自為政而停滯不前。這期間，一個(gè)跟進(jìn)買(mǎi)家驗廠(chǎng)要求，統籌協(xié)調的預審小組是必不可少的。工廠(chǎng)高層領(lǐng)導應該授權并大力支持該預審小組，以便其可以順利調配人力物力，完成預審和整改任務(wù)。
二．熟悉驗廠(chǎng)條款內容。作為預審小組的成員不僅要清楚每條的內容，還要知道評分標準，以及各條款在總評分中的權重。權重可以幫助供應商知道哪些條款是不可逾越的雷池，比如“使用童工”是各種社會(huì )責任審計中的“炸彈”，即便工廠(chǎng)其它各項都達標，只要觸碰該“禁區”，則“必死無(wú)疑”，大多數買(mǎi)家發(fā)現供應商有這種情況，基本不會(huì )給第二次機會(huì )。這里還需指出，每個(gè)買(mǎi)家都有各自檢驗方式和標準，經(jīng)驗再豐富的工廠(chǎng)在面對新客戶(hù)時(shí)也須逐條確認驗廠(chǎng)要求。舉例來(lái)講，買(mǎi)家A的周工時(shí)上限是72小時(shí)，而買(mǎi)家B的周工時(shí)上限是60小時(shí)。此時(shí)，通過(guò)A驗廠(chǎng)的供應商只有兩個(gè)選擇，要么整改工時(shí)達到B的要求，要么放棄B這個(gè)客戶(hù)。而這種整改很費時(shí)，絕非一兩個(gè)月可以完成。所以，供應商應在正式審計前三個(gè)月就拿到買(mǎi)家的審核標準，有可能的話(huà)，應該盡早地獲得并溝通這部分信息。供應商越早熟悉條款，則越早清楚自身情況和驗廠(chǎng)要求之間的 差距，也就越早清楚整改難度。而這種難度將直接影響到之后的預審工作的計劃。
三．制定工作計劃。為了保障預審工作的有效率進(jìn)行，審計、整改、培訓、溝通會(huì )議等一系列工作必須有一個(gè)計劃來(lái)統籌安排。該計劃不僅要約束各項工作的時(shí)間節點(diǎn)，指明各項工作的責任人，還要擁有一定的彈性。各時(shí)間節點(diǎn)間的間隔可以視實(shí)際操作進(jìn)程而定，進(jìn)行順利可以相應縮短，反之則可延長(cháng)，但全部整改的完成節點(diǎn)至少設在正式審計的前一周。
四．人員培訓。預審小組成員理解全部驗廠(chǎng)條款后，再將這部分內容給相關(guān)部門(mén)員工做培訓，并跟蹤其落實(shí)情況。員工培訓的頻次和內容都將依據每次預審后的結果作調整。初期階段的培訓基本上是向不同部門(mén)員工作相關(guān)條款的解釋?zhuān)蟮呐嘤杻热菘赡茚槍γ看晤A審發(fā)現的問(wèn)題有針對性地細化、具體化。如果供應商擔心自己曲解條款要求，不妨邀請買(mǎi)家來(lái)做初次培訓。
五． 執行預審，跟進(jìn)整改。一般預審由預審小組成員充當審計員的角色，按照驗廠(chǎng)條款逐一檢查。缺乏驗廠(chǎng)經(jīng)驗的供應商也可請第三方機構來(lái)做第一次預審和相關(guān)輔導。但是無(wú)論誰(shuí)來(lái)做預審，供應商必須將每次預審當作正式審計來(lái)看待。每次預審中發(fā)現的不符點(diǎn)都要及時(shí)整改，切莫成為下次審計的“歷史遺留問(wèn)題”。
六． 將驗廠(chǎng)要求變成管理標準，以不變應萬(wàn)變, 突擊搞形象工程萬(wàn)萬(wàn)要不得，后果往往很?chē)乐亍虃冎员г埂膀瀼S(chǎng)”，是因為驗廠(chǎng)成為了他們的沉重負擔。不僅新客戶(hù)要驗廠(chǎng)，老客戶(hù)更是每年復驗。一接到客戶(hù)的驗廠(chǎng)通知，工廠(chǎng)頓時(shí)全民皆兵，全廠(chǎng)開(kāi)始手忙腳亂的審前“整改”。然而，臨時(shí)抱佛腳的效果并不好，不但不能保證通過(guò)，還會(huì )影響工廠(chǎng)正常的生產(chǎn)秩序。以質(zhì)量驗廠(chǎng)中的倉庫管理為例，不少工廠(chǎng)因為平時(shí)疏于管理，庫存堆放高度大大超過(guò)標準。所以不得不在驗廠(chǎng)前一天晚上，加班加點(diǎn)搬運整理庫存，將高出部分的紙箱堆往別處；
七. 結果第二天驗廠(chǎng)時(shí)，還是發(fā)現了不符點(diǎn)——堆倉高度是正確了，可是庫存吊卡的數量忘記修改，導致記錄數和實(shí)物數不符，這樣的例子在社會(huì )責任審計中也時(shí)有發(fā)生。有工廠(chǎng)周日超時(shí)加班，自以為在驗廠(chǎng)前已將考勤記錄修改得天衣無(wú)縫，但食堂在周日的采購記錄顯示該日的采購量為全廠(chǎng)工人的伙食量，即暴露了全場(chǎng)周日加班的事實(shí)。
由上述例子我們可以看到，臨時(shí)“應付”不能從根本上解決問(wèn)題，供應商要想從驗廠(chǎng)中真正解脫出來(lái)，只有把驗廠(chǎng)要求納入日常管理規范中?？蛻?hù)驗廠(chǎng)有怎樣的要求，工廠(chǎng)平時(shí)就怎樣管理。臨到驗廠(chǎng)，工廠(chǎng)也無(wú)需采取大動(dòng)作來(lái)整改，客戶(hù)看到的情況就是工廠(chǎng)平時(shí)管理的最真實(shí)情況。
驗廠(chǎng)過(guò)程中的幾點(diǎn)注意事項, 紅包游戲千萬(wàn)別玩！在此，深圳市漢斯曼企業(yè)管理技術(shù)服務(wù)有限公司鄭重提醒您幾點(diǎn)注意事項：
1． 如果不是突擊驗廠(chǎng)，可事先與驗廠(chǎng)人員就驗廠(chǎng)標準和驗廠(chǎng)程序做一個(gè)初步溝通。
2． 當驗廠(chǎng)人員提出驗廠(chǎng)，不得拒絕，否則容易被取消資格。
3． 最好不要通盲目企圖過(guò)送禮或消費等方式拉攏驗廠(chǎng)人員，否則會(huì )被對方認為有賄賂的嫌疑。
4． 驗廠(chǎng)人員出示文件清單后，應立即提供相關(guān)文件，不得讓對方久候。
5． 一次驗廠(chǎng)不合格，只要不是致命問(wèn)題，可根據驗廠(chǎng)報告上的整改意見(jiàn)對工廠(chǎng)進(jìn)行改進(jìn)后再約第二次驗廠(chǎng)。
6． 如果標準比較苛刻，可在驗廠(chǎng)前請專(zhuān)業(yè)機構前來(lái)幫助整改。
總結：很多企業(yè)面對驗廠(chǎng)展示出不少“應付之法”，但不論手段如何高超，最終都難逃“百密一疏”的結果。供應商只有樹(shù)立正確的應對態(tài)度，采取正確的應對方法，才可能走出驗廠(chǎng)的“怪圈”。我們希望此文能夠對那些仍在“怪圈”掙扎的供應商有所幫助，令驗廠(chǎng)成為企業(yè)提升競爭力的契機，而不再是企業(yè)拓展業(yè)務(wù)的障礙。
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