文件記錄保存補充指導原則

以下黑體字部分為文件記錄保存的最低規定。此外，所有工廠(chǎng)必須遵守有關(guān)公告及文件記錄保存的具體法律規定。下文列出的其它條款為參考建議或某些“模范”工廠(chǎng)采用的作法。

人事檔案：

? 所有工廠(chǎng)必須保存每位員工的人事檔案。

? 人事檔案必須包括工廠(chǎng)所在國適用的年齡證明文件的復本（如身份證、護照、旅行文件、社?？ǖ龋?。

? 人事檔案中包括由工人簽名認同的錄用日期證明文件。

? 法律規定的工作合同，其中包含工人和工廠(chǎng)的簽名。

? 由工人填寫(xiě)的應聘申請表，其中包括地址、聯(lián)絡(luò )方法、推薦人、工作經(jīng)歷及教育程度等基本內容。

? 工人于近期拍攝的照片。

? 書(shū)面的紀律處分文件，其中包括工人的簽名。

? 員工身份證號碼。

考勤卡：

? 所有工廠(chǎng)必須使用考勤卡或電子條碼卡系統準確記錄每位工人的實(shí)際工作時(shí)間?？记诳ū仨氂涗浌と说纳舷掳鄷r(shí)間。

? 工廠(chǎng)可使用出勤表代替考勤卡，并在出勤表中記錄工人每天的上下班時(shí)間、午餐休息時(shí)間、加班時(shí)間及休息日安排。出勤表應由工人簽名認同記錄的準確性，工廠(chǎng)必須保存完整的出勤表記錄。

? 考勤卡、條碼卡和出勤表記錄應至少保存一年。某些國家要求工廠(chǎng)保存這些記錄的期限超過(guò)1年。

? 此外，Sears公司建議所有工廠(chǎng)在工人的考勤卡中記錄工人的就餐時(shí)間。

工資表：

? 所有工廠(chǎng)必須保存工資表，以證明工廠(chǎng)向每位工人支付了應付的小時(shí)工資、每日工資、每月工資或計件工資。

? 工資表必須包括正常工作時(shí)間、根據產(chǎn)品件數或工作時(shí)間計算的工資總額、獎金、補貼、代扣款及實(shí)得工資等內容。

? 工廠(chǎng)必須保存計件工資等相關(guān)文件，以證實(shí)工資表記錄的準確性。

? 工資表必須至少保存一年時(shí)間。某些國家要求工廠(chǎng)保留工資表的期限超過(guò)1年。

? 工廠(chǎng)在工資表中記錄節假日時(shí)間、最高獎金額、計件工作的加班工資、貸款及代扣款等內容。

? 員工簽名認同工資表記錄的內容，并表示收到工廠(chǎng)支付的實(shí)得工資。

工資單：

? 工廠(chǎng)在發(fā)放工資時(shí)必須向所有工人提供工資單，工資單必須明確記錄工人的正常工作時(shí)間、加班時(shí)間、計件工資、工資總額、代扣款及實(shí)得工資。

? 員工必須在工廠(chǎng)保存的工資單復本上簽名，以表示認可工資單的各項內容并確認收到工廠(chǎng)支付的實(shí)得工資。